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¿Qué hace una secretaria?
Responsabilidades y principales tareas de una secretaria
Ventajas y desventajas de ser una secretaria
El rol de una secretaria es conocido, hasta cierto punto, por la mayoría de las personas, ya que a cualquier lugar donde se vaya, siempre hay alguien una persona ejecutando este rol.
Sin embargo, además de la importancia que tiene en países como Honduras, es necesario profundizar más sobre las funciones que se ejecutan en esta plaza y conocer sobre la importante labor que se desarrolla en el día a día.
Dentro del sector laboral, el personal de secretaría las secretarias poseen un espacio importante y son puestos claves en el desarrollo de las tareas administrativas de una empresa.
¿Qué hace una secretaria?
El trabajo de una secretaria se centra en las tareas administrativas que se desarrollan en una institución. Su labor, en primer lugar, se basa en la atención al cliente, ya que es una persona que debe tener contacto a diario con representantes de otras empresas, clientes, repartidores y demás personas que posean algún vínculo o interés con la empresa.
Debido a ello, su accionar es primordial, ya que también tiene bajo su cargo aspectos como la organización, recepción de documentos y gestión de reuniones o entrevistas que contribuyen al buen funcionamiento de la empresa. A continuación, se detallarán las principales funciones:
Responsabilidades y principales tareas de una secretaria
- Atención al cliente: esta es unaal ser una de las principales responsabilidades que tiene una secretaria, se debe poseer tacto y saber tratar a las personas que buscan información o hacer una gestión en la institución.
- Manejo de correo y atención a llamadas telefónicas: es importante que la secretaria sepa utilizar las tecnologías, como el correo electrónico o, ahora, video llamadas. Es esencial el uso de ambas herramientas.
- Organizar y gestionar la agenda: debido a la cantidad de actividades que existen en el día a día, el hecho de llevar una agenda se vuelve crucial para optimizar las tareas de la empresa. La secretaria está a cargo de llevar una agenda común.
- Crear reportes y asistir administrativamente: es importante el manejo de Ooffice, por ejemplo, ya que es necesario crear reportes y contribuir a otros departamentos en la redacción de documentos que, posteriormente, serán enviados a las jefaturas, para que analicen la información presentada.
Ventajas y desventajas de ser una secretaria
Entre las ventajas de ser una secretaria se encuentra la confianza y la importancia que se logra en el quehacer de una empresa. Es una plaza que, en ocasiones, se vuelve de confianza y son la cara visible de la empresa frente al resto.
Sobre las desventajas, se puede mencionar la dificultad , en ocasiones, de delimitar las tareas y responsabilidades que una secretaria posee, ya que se puede caer en la sobre carga de trabajo, por desconocimiento.
Conclusión
Desempeñar el rol de secretaria, sin duda, puede brindar muchas oportunidades. En Honduras, este sector genera mucho trabajo y contribuye a la economía de la sociedad.
Siguientes pasos:
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